Loading...
No EasyHours | 2025. gada 5. aprīlis
Praktisks ceļvedis jaunajām darba laika uzskaites prasībām Latvijas uzņēmumiem
Tagi: darba laika uzskaite, stundu uzskaite, virsstundas, summētais darba laiks, darba laika uzskaites programma, likuma prasības, mmp
Latvijas Darba likums nosaka prasību darba devējiem uzskaitīt darbinieku darba laiku, atbilstoši ES Darba laika direktīvai. Īpaši mazajiem un vidējiem uzņēmumiem tas var šķist pārāk sarežģīti - pēkšņi ir jāuzskaita darba laiks katru dienu. Ko ietver jaunās laika uzskaites prasības un kā sākt?
Neuztraucieties – šajā emuāra ierakstā mēs atbildam uz visbiežāk uzdotajiem jautājumiem par darba laika uzskaiti skaidrā un pārliecinošā valodā bez juridiskā vai tehniskā žargona.
Mēs aplūkojam tēmas kā: Kam jāuzskaita laiks? Kā jāuzskaita darba laiks? Kā ar mājas darbu? Kas ir pašorganizētājs? Kā jāglabā dati? un Kādas sistēmas var izmantot? Beigās jūs arī saņemsiet padomu par vienkāršu risinājumu, kas nodrošina, ka jūsu uzņēmums atbilst visiem darba laika noteikumiem bez grūtībām.
Īsumā: Visi darba devēji un darbinieki ir pakļauti darba laika uzskaites prasībām. Neatkarīgi no tā, vai jūsu uzņēmums ir liels vai mazs, un neatkarīgi no tā, vai darbinieki strādā pilnu darba dienu, nepilnu darba dienu, elastīgā darbā vai par stundu samaksu, viņu darba laiks ir jāuzskaita katru dienu. Pat darbiniekam, kurš strādā tikai dažas stundas nedēļā, ir jāuzskaita savas stundas.
Ir tikai daži iespējami izņēmumi. Augstākā līmeņa vadītāji (piemēram, izpilddirektors, kurš juridiski netiek uzskatīts par "darbinieku") var neiekļauties prasībā. Turklāt pastāv jēdziens "pašorganizētāji" – darbinieki īpašos amatos ar augstu autonomijas pakāpi. Šie var tikt atbrīvoti no reģistrācijas, bet tas prasa specifiku vienošanos (skatiet vairāk par pašorganizētājiem zemāk). Lielākajai daļai uzņēmumu tas tomēr nebūs aktuāli, tāpēc rēķinājieties, ka visiem darbiniekiem būs jāreģistrē savu darba laiku.
Jaunais likums prasa, lai jūs reģistrētu katra darbinieka kopējo darba laiku katrai dienai. Tas nozīmē stundu skaitu, ko konkrētā persona ir strādājusi noteiktā dienā. Jums nav jāatzīmē precīzi, kad dienā darbs tika veikts (ierašanās un aiziešanas laiks nav nepieciešams) – tikai cik stundas kopumā tika nostrādātas tajā dienā. Ja darbinieks, piemēram, strādā 7 stundas birojā un vēlāk 1 stundu mājās vakarā, diena jāreģistrē kā 8 stundas kopumā.
Kas veic reģistrāciju un cik bieži? Visbiežāk darbinieks pats reģistrē savas stundas, piemēram, izmantojot laika reģistrācijas sistēmu vai stundu tabulu. Likums nenosaka, cik bieži tas jādara – tas var būt katru dienu, katru nedēļu vai pēc katra pabeigta uzdevuma, atkarībā no tā, kas ir saprātīgi jūsu uzņēmumā. Svarīgi ir, lai reģistrācijas būtu uzticamas. Ieteicams vest laiku pastāvīgi (vēlams katru dienu vai tuvu tam), kamēr tas vēl ir svaigs atmiņā, lai izvairītos no kļūdām. Kā darba devējam var būt laba ideja izveidot dažas vienkāršas iekšējās vadlīnijas par to, kā un kad darbiniekiem jāreģistrē savu darba laiks, lai visi to darītu pareizi un konsekventi.
Kas jāreģistrē kā darba laiks? Jāreģistrē tikai faktiskais darba laiks. Pārtraukumi, kas ir pašapmaksāti (t.i., kad darbinieks nesaņem algu un nav pieejams darbam), nav jāieskaita. Savukārt visi darba stundu ir jāreģistrē – arī tad, ja tās ir virsstundas bez papildu atalgojuma vai darbs, kas veikts neparastos laikos. Algas vai maksājuma veids nav svarīgs reģistrācijai – izšķirošais ir tas, vai laiks tiek izmantots darbam.
Vai prasība attiecas arī uz attālināto darbu? Jā – attālinātais darbs jāreģistrē līdzīgi kā darbs darba vietā. Ja darbinieks strādā no mājas biroja vienu dienu vai pavada dažas papildu stundas vakarā mājās, šīs stundas jāpieskaita attiecīgās dienas kopējam darba laikam. Jaunais likums nešķiro, kur darbs tiek veikts; svarīgi ir, lai visas dienas darba stundas tiktu iekļautas reģistrācijā.
Ir vērts atzīmēt, ka noteikumi par atpūtas laiku ir nedaudz elastīgi gadījumos ar atsevišķu attālināto darbu. Parasti 11 stundu noteikums nosaka, ka darbiniekam jābūt 11 nepārtrauktām atpūtas stundām katrās 24 stundās. Ja darbinieks brīvprātīgi strādā nedaudz mājās vakarā (papildus parastajam darba laikam), šīs stundas, protams, tiek ieskaitītas kā darbs, bet tas netiek uzskatīts par atpūtas laika noteikumu pārkāpumu – ar nosacījumu, ka tas ir atsevišķs gadījums un to organizē pats darbinieks. Citiem vārdiem sakot, jums nav jāuztraucas par atpūtas laika likuma pārkāpšanu, ja darbinieks dažkārt izvēlas strādāt vēlāk no mājām. Ja attālinātais darbs ir pastāvīga vai būtiska darba daļa, tad parastie atpūtas laika noteikumi darbojas kā parasti. Neatkarīgi no tā, viss darba laiks ir jāreģistrē, neatkarīgi no tā, vai tas notiek birojā, laukā vai mājās.
"Pašorganizētājs" ir jēdziens no darba laika noteikumiem, kas attiecas uz noteiktiem darbiniekiem amatos ar ļoti augstu brīvības pakāpi paši organizēt savu darbu. Darbinieks tiek uzskatīts par pašorganizētāju, ja viņš vai nu var pilnībā pats noteikt, kad darbs tiek veikts, vai arī darba laiku vispār nevar izmērīt vai iepriekš noteikt darba rakstura dēļ. Parasti tas attiecas uz diezgan nedaudziem cilvēkiem, piemēram, dažiem augstākās vadības pārstāvjiem vai speciālistiem, kuriem nav fiksētas rutīnas vai darba laika un kas praksē paši rīkojas ar savu laiku.
Lai darbinieku reāli varētu izslēgt kā pašorganizētāju, tas ir jāvienojas un jābūt skaidri norādītam darba līgumā. Ja persona ir klasificēta kā pašorganizētājs, tas nozīmē, ka viņu var izslēgt no darba laika reģistrācijas prasības (un viņi parasti ir izslēgti arī no noteiktām atpūtas laika noteikumu daļām un 48 stundu robežas). Svarīgi: Pašorganizētāji ir izņēmums, kas apstiprina noteikumu. Lielākā daļa darbinieku nav pašorganizētāji. Citiem vārdiem sakot, šo izņēmumu vajadzētu izmantot tikai īpaši īpašos gadījumos. Ja šaubāties, vai konkrētu amatu var uzskatīt par pašorganizējošu, ir jāveic konkrēts novērtējums – un, kā minēts, tas prasa rakstveida vienošanos. Lielākajai daļai uzņēmumu visiem darbiniekiem būs jāreģistrē darba laiks pilnīgi normāli.
Cik ilgi un kā mums jāsaglabā reģistrācijas? Jums jāsaglabā dokumentācija par reģistrēto darba laiku vismaz 5 gadus. Šī prasība nozīmē, ka ikdienas darba laika uzskaites lapas vai dati jūsu sistēmā ir jāspēj izgūt pat daudzus gadus vēlāk. Turklāt darbiniekam ir jābūt pieejai saviem reģistrētajiem datiem. Gan pašreizējiem, gan bijušajiem darbiniekiem ir tiesības saņemt informāciju par to, cik daudz viņi strādāja noteiktā periodā, pat līdz pieciem gadiem atpakaļ.
Praktiskā pārvaldībā tas nozīmē, ka jūsu darba laika uzskaites dati ir jāglabā droši un strukturēti. Izmantojiet sistēmu vai metodi, kurā datus nevar slepeni mainīt vai pazaudēt. Jums arī jānodrošina, ka varat nodot vai parādīt darbiniekam visas viņa reģistrācijas par pēdējiem 5 gadiem, ja viņš to pieprasa. Ja no sistēmas ir ļoti sarežģīti izvilkt datus, tas var būt problēma – darbinieka piekļuve informācijai praksē ir jābūt "pieejamā".
Atcerieties arī konfidenciāli apstrādāt reģistrācijas, jo tās var saturēt personas sensitīvu informāciju par darbinieku darba laiku un iespējamām kavējumiem. Ievērojiet vispārējās personas datu/GDPR vadlīnijas, piemēram, nodrošiniet, ka tikai attiecīgām personām ir piekļuve datiem, un dzēsiet informāciju, kad glabāšanas periods beidzas. Bet kā sākumpunkts: izveidojiet risinājumu, kas automātiski saglabā visas darba laika reģistrācijas vismaz piecus gadus un ļauj tās atrast pēc darbinieka pēc vajadzības.
Vai mums jāinvestē dārgā digitālā sistēmā? Ne obligāti – likums dod jums metožu brīvību izvēlēties darba laika uzskaites sistēmu, kamēr tā izpilda prasības būt "objektīvai, uzticamai un pieejamāi." Tas nozīmē, ka sistēmai jāspēj precīzi izmērīt kopējo ikdienas darba laiku (objektīvi), datiem jābūt uzticamiem (uzticami), un gan darba devējam, gan darbiniekam jābūt piekļuvei informācijai (pieejami).
Praksē darba laika uzskaiti var veikt dažādos veidos. Tas var būt pavisam vienkārši, piemēram, papīra gabals vai izklājlapa, kurā darbinieks pieraksta savas stundas. Tas var būt arī elektronisks laika pulkstenis, projektu vadības rīks ar stundu uzskaiti vai specializēta darba laika uzskaites lietotne. Nav prasības, lai tas būtu digitāls – fiziska piezīmju grāmatiņa vai e-pasts ar dienas stundām principā var noderēt. Bet realitātē digitāls risinājums bieži būs liels ieguvums. Digitālās sistēmas var automātiski nodrošināt, ka dati tiek droši saglabāti 5+ gadus, tās var aizsargāt pret kļūdām un krāpšanu (piemēram, bloķējot iepriekšējās reģistrācijas), un tās atvieglo darbinieku iespēju iegūt ieskatu savās stundās.
Lai arī ko izvēlētos, pārliecinieties, ka sistēma atbilst jūsu ikdienai. Ja jums ir maz darbinieku un vienkārša darbība, iespējams, pietiks ar vienkāršu tabulu. Ja jums ir daudz darbinieku vai mainīgs darba laiks, digitāla laika uzskaites sistēma var ietaupīt daudz laika un pūļu. Apsveriet arī integrāciju ar algu sistēmu vai maiņu plāniem, ja tas ir aktuāli – dažas sistēmas var reģistrēt darba laiku automātiski, piemēram, no pieteikšanās vai piekļuves kartēm, bet tas nav obligāts nosacījums.
Padoms: Vissvarīgākais ir, lai jūsu risinājums atbilstu likuma prasībām. Varat lasīt vairāk par dažādu metožu priekšrocībām un trūkumiem mūsu rakstā par digitālās laika uzskaites priekšrocībām. Ja nepieciešama palīdzība darba uzsākšanai, varat arī sekot ceļvedim ar 5 soļiem darba laika uzskaites ieviešanai uzņēmumā.
Darba laika uzskaites ieviešanai nav jābūt sarežģītai. EasyHours.lv ir labs piemērs risinājumam, kas atvieglo visu likuma prasību ievērošanu. Ar EasyHours darbinieki var ātri reģistrēt savu darba laiku (arī caur mobilo ierīci), un sistēma automātiski nodrošina, ka visi dati tiek droši saglabāti 5 gadus. Vienlaikus gan vadībai, gan darbiniekiem vienmēr ir pieeja nepieciešamajai informācijai. EasyHours ir īpaši izstrādāts, lai būtu vienkāršs, uzticams un pilnībā likumīgs, tāpēc jūs varat koncentrēties uz savu biznesu, nevis administrāciju.
Vai vēlētos to izmēģināt savā uzņēmumā? Apmeklējiet EasyHours.lv, lai uzzinātu vairāk un sāktu ar bezmaksas izmēģinājuma periodu. Ļaujiet EasyHours palīdzēt jums padarīt darba laika uzskaiti vienkāršu, efektīvu un atbilstošu prasībām – tā jūs būsiet gatavi jaunajām prasībām bez nevajadzīga papildu darba. ✅