Kā izvēlēties pareizo darba laika uzskaites sistēmu savam uzņēmumam

No EasyHours | 2025. gada 10. aprīlis

Ceļvedis optimālās darba laika uzskaites sistēmas izvēlei, kas atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām

Tagi: darba laika uzskaites sistēma, darba laika uzskaites programma, stundu uzskaite, virsstundas, summētais darba laiks, nostrādātās stundas, digitalizācija, msp

Pareizās darba laika uzskaites sistēmas izvēle jūsu uzņēmumam var būt izšķiroša gan efektivitātes, gan darbinieku apmierinātības, gan likumu prasību ievērošanas ziņā. Ar daudzajām tirgū pieejamajām iespējām tomēr var būt grūti orientēties un atrast tieši to risinājumu, kas atbilst jūsu vajadzībām.

Šajā rakstā mēs jūs vadīsim cauri optimālās darba laika uzskaites sistēmas izvēles procesam. Mēs aplūkosim svarīgākos kritērijus, kas jums jāņem vērā, tipiskās kļūdas, no kurām jāizvairās, un to, kā atrast līdzsvaru starp vienkāršību un funkcionalitāti. Neatkarīgi no tā, vai esat mazs uzņēmums, kas pirmo reizi uzsāk darba laika uzskaiti, vai lielāka organizācija, kas vēlas uzlabot pašreizējo sistēmu, šeit saņemsiet konkrētus padomus pareizās izvēles veikšanai.

Satura rādītājs

• Kāpēc ir svarīgi izvēlēties pareizo sistēmu no paša sākuma?
• 7 galvenie kritēriji, izvēloties darba laika uzskaites sistēmu
• Tipiskās kļūdas un kā no tām izvairīties
• Vienkārša vai sarežģīta darba laika uzskaites sistēma?
• Noslēgums – laba sākuma veikšana

Kāpēc ir svarīgi izvēlēties pareizo sistēmu no paša sākuma?

Pareizās darba laika uzskaites sistēmas izvēle no paša sākuma ir izšķiroša vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, darba laika uzskaite nav izvēle, bet likuma prasība: Latvijas Darba likums nosaka, ka visiem darba devējiem ir jāuzskaita darbinieku darba laiks. Pareizā sistēma palīdz jūsu uzņēmumam ievērot likumu bez nevajadzīgām problēmām, jo tā nodrošina uzticamu datu reģistrāciju un glabāšanu.

Otrkārt, tas ir par ilgtermiņa efektivitāti. Ja jūs investējat labā sistēmā tagad, jūs izvairāties no nepieciešamības mainīt to vēlāk – process, kas var būt laikietilpīgs un dārgs. Labi funkcionējoša sistēma ātri sniedz pārskatu par stundām, atvieglo algu aprēķināšanu un atbrīvo laiku svarīgākiem uzdevumiem.

Visbeidzot, lietojamība ir milzīgs faktors: Izvēloties sistēmu, kuru jūsu darbinieki var viegli izmantot (vēlams vienkāršu laika uzskaiti caur lietotni vai tīmekli), jūs palielināt iespēju, ka visi pareizi reģistrēs savu laiku. Tas rada labākus datus un mazāk frustrācijas. Īsumā, pareizā izvēle no sākuma sniedz mieru, jo jūs esat gan atbilstībā noteikumiem, gan iegūstat risinājumu, kas darbojas ikdienā.

Padoms: Ja esat pilnīgi jauni digitālajā laika uzskaitē, varat izlasīt mūsu ceļvedi par 5 soļiem, kā sākt ar laika uzskaiti, lai iegūtu ieviešanas plānu. Šeit saņemsiet palīdzību, lai labi sāktu ar savu jauno sistēmu.

7 centrālie kritēriji, izvēloties laika uzskaites sistēmu

Kad jūsu uzņēmumam jāizvēlas jauna laika uzskaites sistēma, ir vairāki svarīgi kritēriji, kas jāapsver. Šeit mēs aplūkojam septiņus centrālos punktus, kas var palīdzēt jums pieņemt pareizo lēmumu:

1. Lietojamība: Sistēmai jābūt viegli lietojamei visiem darbiniekiem – neatkarīgi no tehniskā līmeņa. Intuitīvs risinājums ar vienkāršu dizainu nodrošina, ka darba laika uzskaite kļūst par vieglu ikdienas daļu, nevis laika tērētāju. Padomājiet, vai sistēma ir pieejama latviešu valodā, vai izvēlnes ir pārskatāmas un vai to ir viegli apgūt. Jo lietotājdraudzīgāka, jo lielāka iespēja, ka visi to faktiski izmantos pareizi katru dienu.

2. Cena: Apsveriet gan iegādes cenu, gan pastāvīgās izmaksas. Mazajam un vidējam uzņēmumam budžets var būt ierobežots, tāpēc ir svarīgi atrast risinājumu, kas atbilst jūsu vajadzībām, nepārspējot budžetu. Atcerieties, ka lētākais risinājums ne vienmēr ir labākais – ja lētai sistēmai trūkst svarīgu funkciju vai tā ir grūti lietojama, tā var beigās izmaksāt vairāk laika šķērdēšanā un frustrācijās. Salīdziniet dažādu risinājumu cenas un pievērsiet uzmanību tam, vai cena ir par lietotāju, par mēnesi vai varbūt vienreizēja licence.

3. Mobilā piekļuve: Mūsdienās daudz darba notiek ceļā vai ārpus biroja. Pārliecinieties, ka izvēlaties sistēmu ar laika uzskaites lietotni vai mobilajām ierīcēm draudzīgu tīmekļa vietni, lai darbinieki varētu reģistrēt laiku no sava viedtālruņa vai planšetdatora. Mobilā piekļuve ļauj darbiniekiem viegli "atzīmēties" neatkarīgi no tā, vai viņi ir birojā, mājās vai pie klienta. Tas palielina iespēju, ka laiks tiks reģistrēts reāllaikā un pareizi, nevis jāatceras to vēlāk.

4. Datu glabāšana un drošība: Laika uzskaites sistēmai ir jāglabā jūsu dati droši. Saskaņā ar likuma prasībām informācija par darba laiku jāglabā līdz pat vairākiem gadiem, tāpēc sistēmai vajadzētu spēt nodrošināt ilgtermiņa datu glabāšanu. Noskaidrojiet, kur tiek glabāti dati – vai tie ir mākonī drošā serverī? – un vai piegādātājs atbilst GDPR un citiem drošības standartiem. Jums vajag uzticamu sistēmu, kas nezaudē datus un aizsargā darbinieku personīgo informāciju.

5. Pārskatu veidošana: Labas pārskatu veidošanas iespējas ir obligātas. Jums jāspēj viegli izveidot pārskatus par darba laiku noteiktam periodam, gan lai pārbaudītu atbilstību (piemēram, 48 stundu noteikuma ievērošanu), gan lai izmantotu datus algas aprēķināšanai, rēķinu izrakstīšanai vai produktivitātes analīzei. Izvēlieties sistēmu, kurā ar dažiem klikšķiem varat ģenerēt pārskatāmus pārskatus par darbinieku stundām, virsstundām, atvaļinājumu utt. Bonuss būs, ja varēsiet pielāgot pārskatus vai eksportēt datus uz Excel/PDF pēc vajadzības.

6. Atbalsts un palīdzība: Tehnoloģijai vajadzētu darboties, bet ir svarīgi, lai palīdzība būtu pieejama, ja rodas jautājumi vai problēmas. Pārbaudiet, kāds atbalsts tiek piedāvāts: Vai ir latviešu atbalsts? Telefona atbalsts, čats vai e-pasts? Cik ātri viņi atbild? Īpaši sākumā jums var būt nepieciešama papildu palīdzība sistēmas iestatīšanā vai lietošanā. Piegādātājs ar labu klientu apkalpošanu var izšķirt, vai ieviešana būs pozitīva pieredze. Iespējams, izlasiet citu klientu atsauksmes par atbalsta pieredzi.

7. Integrācija ar citām sistēmām: Laika uzskaite reti darbojas izolēti. Tas var ietaupīt daudz manuāla darba, ja sistēma var integrēties ar jūsu citām sistēmām – piemēram, algu sistēmu, grāmatvedības sistēmu vai projektu vadības rīkiem. Ar labu integrāciju reģistrētās stundas var automātiski pārsūtīt uz algu izmaksu vai rēķinu izrakstīšanu, tādējādi izvairīties no dubultās ievadīšanas. Apsveriet programmas, kuras jau izmantojat uzņēmumā, un noskaidrojiet, vai laika uzskaites sistēma var ar tām sazināties. Tas nodrošina racionālāku darba plūsmu un mazāk kļūdu.

Tipiskās kļūdas un kā tās izvairīties

Kad uzņēmumi pirmo reizi izvēlas laika uzskaites sistēmu, var novērot dažas tipiskās kļūdas. Šeit ir daži slazdi un padomi, kā tos izvairīties:

• Pārāk vienpusīga koncentrēšanās uz cenu: Protams, finansēm jābūt līdzsvarotām, bet uzmanieties no tā, lai izvēlētos tikai lētāko risinājumu. Tipiska kļūda ir izvēlēties bezmaksas vai ļoti lētu sistēmu, kas izrādās grūti lietojama vai trūkst būtisku funkciju. Risinājums ir ņemt vērā kopējo ainu – esiet gatavi maksāt par kvalitāti, ja tas ilgtermiņā ietaupa laiku un problēmas.

• Pārāk sarežģītas sistēmas izvēle: Daži uzņēmumi izvēlas pārāk sarežģītu sistēmu, domājot "jo vairāk funkciju, jo labāk". Bet ja sistēma ir pārāk apjomīga, tā var šķist biedējoša vai nepārskatāma lietotājiem. Rezultātā darbinieki var izvairīties izmantot visas šīs izsmalcinātās funkcijas – vai, kas vēl sliktāk, pilnībā izvairīties no sistēmas. Izvairieties no šīs kļūdas, saskaņojot sistēmas sarežģītību ar jūsu faktiskajām vajadzībām. Bieži vien vienkāršāks risinājums ir labākais mazākiem uzņēmumiem (vairāk par to zemāk).

• Darbinieku neiesaistīšana: Liela kļūda ir pieņemt lēmumu slēgtā birojā bez ieguldījuma no tiem, kuriem sistēma būs jālieto ikdienā. Ja darbinieki jūtas, ka jauna sistēma tiek "uzspiest viņiem", var rasties pretestība. Jūs to varat izvairīties, iesaistot darbiniekus agri procesā – piemēram, saņemot atsauksmes par lietojamību bezmaksas izmēģinājuma perioda laikā. Tādā veidā jūs iegūsiet viņu atbalstu, un viņi jutīsies kā risinājuma īpašnieki.

• Nav izmēģinājuma perioda vai testa: Pirkt "kaķi maisā" ir riskanti. Tipiska kļūda ir ieviest sistēmu, to iepriekš pareizi neizpētot. Par laimi, lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju piedāvā bezmaksas izmēģinājumu vai demonstrāciju. Izmantojiet to! Ļaujiet dažiem darbiniekiem praktiski izmēģināt sistēmu nedēļu vai divas. Tā jūs atklāsiet iespējamās problēmas, pirms esat pārāk daudz saistījušies. Testa periods arī dod iespēju pielāgot iestatījumus, izveidot instrukcijas un pārliecināties, ka esat izvēlējušies pareizi pirms galīgās investīcijas.

• Nākotnes aizmirstana: Varbūt jums tagad ir tikai daži darbinieki, bet kā būs pēc dažiem gadiem? Kļūda ir izvēlēties risinājumu, ko nevar mērogot vai pielāgot uzņēmuma attīstībai. Tāpēc apsveriet arī nākotnes vajadzības: Vai sistēma var tikt galā, ja jūs divkāršosiet darbinieku skaitu? Vai jaunas funkcijas var iegādāties, ja vajadzības pieaug? Domājot uz priekšu, jūs nodrošināsiet, ka sistēma var sekot līdzi jūsu uzņēmumam, un izvairīsieties no nepieciešamības drīz vien mainīt to atkal.

Ievērojot šos punktus, jūs varat izvairīties no sliktākajām kļūdām. Tas ir par to, lai būtu reālistisks, atvēlētu laiku tirgus izpētei un iesaistītu tos, kuriem būs jāizmanto risinājums. Tā jūs būsiet stiprāki savā laika uzskaites izvēlē no paša sākuma.

Vienkārša vai sarežģīta laika uzskaites sistēma?

Tirgus piedāvā visu – no pavisam vienkāršām lietotnēm līdz ļoti progresīvām laika uzskaites sistēmām. Bet kāds tips vislabāk der mazam vai vidējam uzņēmumam?

Visbiežāk mazi uzņēmumi gūst vislielāko vērtību no vienkāršām sistēmām. Vienkāršs risinājums koncentrējas uz būtisko – ērtu darba laika uzskaiti – bez daudzām papildu (un potenciāli mulsinošām) funkcijām. Tas parasti nozīmē zemākas izmaksas, ātrāku ieviešanu un lietotājam draudzīgāku pieredzi. Darbinieki var ātri iepazīt sistēmu, un jūs ātri sāksiet pareizi reģistrēt laiku.

Sarežģītākie risinājumi bieži vēršas pie lieliem uzņēmumiem ar sarežģītām vajadzībām: tie var ietvert visu – no projektu vadības, maiņu plānošanas, HR moduļiem, integrācijas ar daudzām dažādām sistēmām utt. Var būt kārinoši izvēlēties "Rolls Royce" risinājumu, bet mazam uzņēmumam tas var šķist kā šaut uz zvirbuļiem ar lielgabaliem. Jūs riskējat maksāt par funkcijām, kuras nekad neizmantosiet, un sistēmu var būt grūtāk uzturēt.

Tāpēc: esiet godīgi par savām vajadzībām. Ja jums galvenokārt nepieciešams kontrolēt ierašanās/aiziešanas laikus un nodrošināt, ka neviens nestrādā pārāk daudz, tad vienkārša laika uzskaites risinājuma, visticamāk, būs pietiekami. Jūs vienmēr varat uzlabot vēlāk, ja radīsies vajadzība. Sāciet vienkārši – vissvarīgākais ir tas, ka jūs sākat ar darba laika uzskaiti, izpildāt likuma prasības un gūstat tos ieguvumus, ko digitālā laika uzskaite sniedz ikdienā.

(Izlasiet mūsu rakstu par digitālā risinājuma priekšrocībām, lai redzētu, ko konkrēti iegūstat, atsakoties no papīra un Excel.)

Kopsavilkums – sāciet veiksmīgi

Pareizās laika uzskaites sistēmas izvēle prasa nedaudz sagatavošanās darba, bet tas ātri atmaksājas vieglākas administrācijas, apmierinātāku darbinieku un drošas atbilstības darba vides likumam veidā. Domājiet ilgtermiņā un atrodiet risinājumu, kas der jūsu uzņēmumam gan šodien, gan rīt. Kad esat apsvēruši kritērijus kā lietotājdraudzīgumu, cenu, mobilo piekļuvi, datu glabāšanu, pārskatu veidošanu, atbalstu un integrāciju – kā arī izvairījušies no tipiskajām kļūdām – esat labi sagatavoti, lai pieņemtu pareizo lēmumu.

Un ko darīt tagad? Ja meklējat vienkāršu un efektīvu laika uzskaites sistēmu, EasyHours ir acīmredzama izvēle. EasyHours izpilda visus minētos kritērijus lietotājdraudzīgā veidā un ir izstrādāts, ņemot vērā MVU vajadzības. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma periodu EasyHours.eu šodien un piedzīvojiet, cik vienkārši var būt kontrolēt darba laiku – tā jūs ātri sāksiet darbu un būsiet pilnībā atbilstoši bez problēmām. Mēs esam gatavi jums palīdzēt labi sākt!