Loading...
No EasyHours | 2025. gada 3. aprīlis
Viegli saprotams ceļvedis jaunajām darba laika uzskaites likuma prasībām Latvijas uzņēmumiem
Tagi: darba laika uzskaite, stundu uzskaite, virsstundas, summētais darba laiks, likuma prasības, ES noteikumi, nostrādātās stundas, Latvijas likumdošana
Latvijas Darba likums nosaka darba devēju pienākumu uzskaitīt darbinieku darba laiku. Šī prasība izriet no ES Darba laika direktīvas un 2019. gada ES Tiesas sprieduma (CCOO lieta), kas nosaka, ka visiem darba devējiem jāievieš objektīva, uzticama un pieejama sistēma ikdienas darba laika uzskaitei.
Šajā ierakstā mēs aplūkojam visu, kas jums kā darba devējam jāzina par jauno likumu - no pamatojuma un mērķa līdz praktiskajām prasībām un ieviešanai. Mēs arī sniedzam konkrētus padomus, kā viegli ievērot likumu bez nevajadzīgām administratīvām grūtībām.
Neatkarīgi no tā, vai vadāt mazu uzņēmumu vai lielāku organizāciju, šis ceļvedis palīdzēs jums saprast savas saistības un labi sākt darba laika uzskaiti.
Latvijas Darba likums jau sen nosaka darba devēju pienākumu uzskaitīt darbinieku darba laiku. Pēc 2019. gada ES Tiesas sprieduma šī prasība kļuvusi stringērāka, nosakot, ka uzskaitei jābūt objektīvai, uzticamai un pieejamai. Šajā emuāra ierakstā mēs sniedzam viegli saprotamu ievadu jaunajām darba laika uzskaites prasībām. Skatiet arī mūsu pilnīgo ceļvedi par laika uzskaites likuma prasībām. Mēs izskaidrojam pamatojumu (ES spriedumu un darba laika direktīvu), aplūkojam, kam likums attiecas, ko darba devējiem precīzi jādara, un kādas sekas var būt, ja likums netiek ievērots. Ieraksts ir uzrakstīts skaidrā un draudzīgā valodā, lai jūs kā uzņēmuma vadītājs bez juridiskā izglītojuma viegli varētu saprast, kas jādara – un kā labi sākt.
Darba laika uzskaites prasību pamatā ir ES darba laika direktīva un 2019. gada maija ES Tiesas spriedums (CCOO pret Deutsche Bank). Tiesa nolēma, ka visām dalībvalstīm jānodrošina, lai darba devēji ievieš sistēmu darbinieku ikdienas darba laika reģistrēšanai. Šis lēmums tika pieņemts, jo ES darba laika direktīva nosaka skaidrus ES darba laika noteikumus par maksimālo darba laiku un atpūtas laiku – bet bez reģistrācijas šos noteikumus bija grūti ievērot. Lai aizsargātu darbiniekus no pārstrādāšanas un nodrošinātu viņu labklājību, Latvijai tāpēc bija jāievieš vispārīga prasība par laika reģistrāciju.
Ko paredz ES darba laika noteikumi? Darba laika direktīva ietver, cita starpā, šos galvenos noteikumus:
Turklāt ES noteikumi paredz prasības par pauzēm (piemēram, atbilstošu pauzi, ja strādājat vairāk nekā 6 stundas pēc kārtas). Viss tas ir paredzēts, lai nodrošinātu, ka darbinieki netiek pārslogoti. Ar jauno likumu iestādes tagad var pieprasīt dokumentāciju, kas apliecina šo noteikumu ievērošanu – un šeit nāk spēlē prasība par darba laika reģistrāciju. Reģistrācijas prasībai jāsniedz dokumentācija par iespējamiem darba laika un atpūtas laika noteikumu pārkāpumiem, lai varētu savlaicīgi atklāt un novērst problēmas.
Darba laika uzskaites prasība attiecas uz visiem darba devējiem Latvijā – neatkarīgi no nozares vai izmēra. Visiem darbiniekiem jāuzskaita darba laiks, lai nodrošinātu atbilstību Darba likuma un ES direktīvas prasībām. Tas nozīmē, ka pat maziem un vidējiem uzņēmumiem tagad jāievieš kāda veida laika reģistrācija, ja tiem tās vēl nav.
Vai pastāv kādi izņēmumi? Jā, pastāv viens šaurs izņēmums: tā sauktie "pašorganizētāji". Tie ir augstākā līmeņa darbinieki, kuri paši nosaka savu darba laiku un kuriem ir ļoti augsts autonomijas līmenis darbā. Parasti tas būs augstākā vadība vai speciālisti, kuru darba laiku nevar izmērīt vai iepriekš noteikt. Tikai tad, ja darbinieks atbilst nosacījumiem, lai būtu pašorganizētājs, viņu var atbrīvot no darba laika uzskaites prasības. Šādā gadījumā darba līgumā skaidri jānorāda, ka darbinieks ir pašorganizētājs. Lielākajai daļai uzņēmumu tas attiecas tikai uz ļoti nedaudziem (ja vispār kādiem) darbiniekiem – lielākajai daļai darbinieku nav izņēmuma, un darba laiks ir jāuzskaita kā pamatprincips. Lasiet vairāk par darba laika uzskaiti funkcionāriem un citām darbinieku grupām.
Ko prasība nozīmē praksē? Kā darba devējam jums ir atbildība ieviest sistēmu, kas reģistrē katra darbinieka kopējo ikdienas darba laiku objektīvā, uzticamā un pieejamā veidā. Sadalīsim to konkrētos punktos:
Izvēlieties darba laika uzskaites sistēmu: Pastāv metožu brīvība. Jūs varat izmantot visu – no vienkāršas darba laika tabeles vai Excel faila līdz digitālajai darba laika uzskaites lietotnei – kamēr vien sistēma atbilst likuma prasībām būt objektīvai, uzticamai un pieejamai. Ar objektīvu saprot, ka reģistrācijai jābūt neitrālai un pareizai; uzticams nozīmē, ka datus nevar viegli mainīt vai tie nevar pazust; pieejams nozīmē, ka gan darba devējam, gan darbiniekam jābūt vieglai piekļuvei reģistrācijām. Citiem vārdiem sakot: izvēlieties sistēmu, kas jums der, bet nodrošiniet, ka tā precīzi reģistrē stundas un ka jūs varat to dokumentēt, ja tas nepieciešams.
Reģistrējiet ikdienas darba laiku: Likums nosaka, ka katra darbinieka darba laiks jāreģistrē katru dienu – tas ir, stundu skaits, kas nostrādāts dienā. Nav nepieciešams precīzi atzīmēt ierašanās un aiziešanas laiku, ja vien jūs paši to nevēlaties. Jums vienkārši jānodrošina, ka dienas kopējās darba stundas tiek atzīmētas. Ja jūsu darbiniekiem ir fiksēts darba laiks vai maiņu grafiks, jūs varat ar labumu reģistrēt novirzes, nevis ievadīt to pašu katru dienu. Piemēram: ja darbinieks parasti strādā 7,5 stundas, bet kādu dienu strādā 8,5 stundas, var pietikt ar papildu stundas reģistrēšanu tajā dienā. Šī elastīgā metode ir atļauta un var samazināt administratīvo slodzi, kamēr vien galīgais rezultāts – pareizais ikdienas stundu kopskaits – ir reģistrēts.
Iesaistiet darbiniekus: Principā ir praktiski, lai darbinieki paši ziņo par savām stundām izvēlētajā sistēmā (piemēram, izmantojot lietotni vai aizpildot stundu lapu). Jums vajadzētu informēt visus darbiniekus par to, kā un kad viņiem jāreģistrē savs darba laiks. Varētu būt laba ideja izveidot īsu vadlīniju vai politiku darba laika reģistrācijai uzņēmumā, kas apraksta: kas jāreģistrē (piemēram, parastais darba laiks, virsstundas, pārtraukumi), kad tas jāreģistrē (vēlams nepārtraukti vai katru dienu), un kādas ir sekas, ja to aizmirst. Šāda darba laika reģistrācijas politika nav tieši likuma prasība, bet tā palīdz nodrošināt kopīgu izpratni un konsekvenci. (Padoms: Skatiet mūsu iekšējo ceļvedi Kā viegli sākt soli pa solim padomiem laika reģistrācijas ieviešanai jūsu uzņēmumā.)
Sekojiet un kontrolējiet: Tā kā galu galā darba devējs ir atbildīgs par to, lai darba laiks tiktu reģistrēts pareizi, jums iekšēji jāseko līdzi tam, ka sistēma patiešām tiek izmantota. Rūpējieties par to, lai atgādinātu darbiniekiem, kuri neiesniedz savas stundas, un regulāri pārbaudiet, vai reģistrētā informācija izskatās pareiza un vismaz aptuveni atbilst darba laika līgumiem. Ja kaut kas izskatās nepareizi (piemēram, darbinieks, kurš pastāvīgi aizmirst reģistrēties vai kam ir nereāli maz reģistrētu stundu), jums vajadzētu par to aprunāties. Ieteicams izveidot procesu reģistrēto stundu apstiprināšanai, lai gan darbinieks, gan vadītājs piekrīt laika reģistrācijai.
Glabājiet datus atbilstoši likumam: Darba laika uzskaites dokumentācija jāglabā atbilstoši Latvijas likumdošanas prasībām un VDAR regulām. Tāpēc rūpējieties par to, lai jūsu laika reģistrācijas sistēma varētu droši glabāt datus vismaz piecus gadus un lai jums būtu kontrole pār šo datu drošību un privātumu (GDPR). Darbiniekiem arī jābūt pieejai saviem reģistrētajiem datiem, kamēr viņi ir nodarbināti – tas nodrošina pārredzamību un ļauj viņiem pašiem sekot līdzi savām stundām un, piemēram, pamanīt, ja kaut kas nav reģistrēts pareizi.
Izņēmumi tiek apstrādāti pareizi: Ja jūs novērtējat, ka viens vai vairāki uzņēmuma darbinieki atbilst pašorganizēšanās kritērijiem (sk. sadaļu "Kam attiecas likums?" iepriekš), jums jārūpējas par to, lai to dokumentētu darba līgumā. Tas parasti prasīs līguma papildinājumu, kurā precīzi norādīts, ka attiecīgā persona ir atbrīvota no darba laika reģistrācijas un no noteikumiem par, piemēram, atpūtas laiku. Ir svarīgi izmantot šo izņēmumu tikai tur, kur tas ir pamatots – tas ir ļoti šaurs izņēmums, un tam jābūt izskaidrojamam un aizstāvamam, ja izvēlaties kategorizēt personu kā pašorganizētāju.
(Vai jums ir vairāk jautājumu? Skatiet mūsu BUJ par darba laika uzskaiti, kur mēs atbildam uz tipiskajiem jautājumiem par jaunajiem noteikumiem.)
Varbūt var jautāt: Kas notiek, ja mēs neieviešam darba laika uzskaiti vai aizmirstam izmantot sistēmu? Atbilde ir tāda, ka tas var radīt nopietnas sekas jūsu uzņēmumam. Lai gan pašā likumā nav noteikts fiksēts sods par "darba laika uzskaites trūkumu", jūs tomēr riskējat ar sankcijām, jo uzskaites trūkums bieži ir saistīts ar darba laika noteikumu pārkāpumiem. Šeit ir dažas potenciālās sekas:
Rīkojumi vai sodi no Darba inspekcijas: Darba inspekcija (iestāde, kas uzrauga darba vidi un darba laiku) var reaģēt, ja jūs neievērojat noteikumus. Viņi var izdot rīkojumu (t.i., uzlikt jums nekavējoties labot situāciju) vai sliktākajā gadījumā piemērot sodu par pārkāpumu. Darba inspekcija var arī pieprasīt, lai jūs turpmāk ieviešat pasākumus, kas novērš, piemēram, 48 stundu noteikuma pārkāpšanu.
Kompensācija darbiniekiem: Ja izrādās, ka darbinieks ir strādājis pāri atļautajām robežām (piemēram, pārkāpis 48 stundu noteikumu vai nav saņēmis 11 stundu atpūtu) un jūs kā darba devējs neesat neko darījuši, lai to novērstu, darbiniekam var būt tiesības uz kompensāciju (atlīdzību) par noteikumu pārkāpumu. Uzskaites trūkums apgrūtina jums dokumentēt, ka esat ievērojuši noteikumus – un tādējādi atvieglo darbiniekam panākt, ka pārkāpums ir noticis. Citiem vārdiem sakot, bez pareizas darba laika uzskaites jums ir vājāka aizsardzība, ja kāds sūdzas par virsstundām vai atpūtas laika trūkumu.
Citas juridiskās sekas: Arodbiedrības var iesaistīties darbinieku vārdā, ja noteikumi netiek ievēroti. Nopietnos vai atkārtotos gadījumos tas var kaitēt uzņēmuma reputācijai un darba attiecībām iekšēji. Turklāt darba laika noteikumu ievērošana ir daļa no darba vides likumdošanas – sistemātiski pārkāpumi galējā gadījumā var novest pie lielākiem uzdevumiem mainīt darba procesus vai samazināt darba laiku jūsu darbiniekiem. Īsumā: var kļūt dārgi un sarežģīti neievērot prasības.
Secinājums: Ņemiet darba laika uzskaites prasības nopietni. Tas nav tikai par likuma ievērošanu, bet arī par jūsu darbinieku un uzņēmuma aizsardzību. Par laimi, tas nav jābūt sarežģīti vai laikietilpīgi – pastāv labi risinājumi, kas var to padarīt vienkāršu.
Obligātās darba laika uzskaites ieviešana var šķist nepārvarāma, īpaši mazam vai vidējam uzņēmumam. Bet jūs neesat vieni, un tas nemaz nav jābūt sarežģīti. Patiesībā pastāv lietotājam draudzīgi digitālie rīki, kas var veikt lielāko daļu darba jūsu vietā. EasyHours.lv ir risinājums, kas izstrādāts, lai palīdzētu Latvijas uzņēmumiem ar vienkāršu darba laika uzskaiti un nodrošinātu atbilstību Darba likuma un ES direktīvas prasībām. Ar EasyHours jūs varat ātri sākt reģistrēt darba laiku visiem darbiniekiem – sistēma ir vienkārša lietošanā gan vadībai, gan darbiniekiem, un tā, protams, atbilst visām likuma prasībām par objektivitāti, uzticamību un pieejamību.
Padariet vienkāršu jaunā likuma ievērošanu – apmeklējiet EasyHours.lv jau šodien. EasyHours.lv jūs varat uzzināt vairāk un sākt darbu ar risinājumu, kas ietaupa jums nevajadzīgas problēmas un nodrošina, ka obligātā darba laika reģistrācija kļūst par integrētu, vienkāršu ikdienas daļu. Izvēloties gudru risinājumu kā EasyHours, jūs parādāt gan saviem darbiniekiem, gan iestādēm, ka nopietni uztverat darba laika noteikumus un rūpējaties par darbinieku labklājību. Tāpēc rīkojieties tagad: Sakārtojiet savu darba laika uzskaiti – un ļaujiet EasyHours jums labi palīdzēt ceļā!