Loading...
No EasyHours | 2025. gada 3. aprīlis
Viegli saprotams ceļvedis, kā sākt darba laika uzskaiti savā uzņēmumā
Tagi: darba laika uzskaite, stundu uzskaite, virsstundas, summētais darba laiks, likuma prasības, ES noteikumi, nostrādātās stundas, Latvijas likumdošana
Latvijas Darba likums nosaka, ka darba devējiem ir pienākums uzskaitīt darbinieku darba laiku, atbilstoši ES Darba laika direktīvai un 2019. gada ES Tiesas spriedumam. Tas nozīmē, ka visiem uzņēmumiem – gan lieliem, gan maziem – ir jāreģistrē darbinieku ikdienas darba laiks. Ja vadāt mazu vai vidēju uzņēmumu, jūs, iespējams, domājat, ka tas izklausās pārāk sarežģīti ar papildu administrāciju. Neuztraucieties – nav jābūt grūti sākt darba laika uzskaiti. Šajā ceļvedī mēs paskaidrojam, kāpēc ir svarīgi sākt tūlīt, un parādām 5 vienkāršus soļus, kā ieviest darba laika uzskaiti savā uzņēmumā bez stresa vai juridiska žargona.
Lai iegūtu vairāk informācijas par jaunajiem noteikumiem, varat izlasīt mūsu ievada rakstu par likuma prasībām, un ja jums ir jautājumi, atbildes atradīsiet mūsu BUJ rakstā. Šeit mēs koncentrējamies uz praktiskiem soļiem, kas dos jums mieru un nodrošinās, ka jūsu uzņēmums ātri ievēro obligāto darba laika reģistrāciju.
Ātri sākt ar darba laika uzskaiti ir svarīgi vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt, saskaņā ar Darba likumu jūsu uzņēmumam ir jābūt darba laika uzskaites sistēmai. Jo agrāk jūs sāksiet, jo vairāk laika jums būs, lai atrastu pareizo risinājumu un pierastu pie jaunajām rutīnām pirms termiņa. Otrkārt, jūs izvairīsieties no stresa un panikas pirms termiņa – esot savlaicīgi, jūs nodrošināsiet, ka viss darbojas un ka jūs ievērojat noteikumus, tādējādi izvairīsieties no iespējamiem sodiem vai brīdinājumiem. Lasiet vairāk par darba laika uzskaites likuma prasībām, lai iegūtu pilnu pārskatu.
Turklāt agrīns sākums dod mieru un pārskatu. Jūs varat pakāpeniski ieviest darba laika uzskaiti un pielāgot to ceļā, nevis ķerties pie tā pēdējā brīdī. Visbeidzot, labs darba laika uzskaites risinājums var sniegt arī pozitīvus blakus ieguvumus: labāku pārskatu par darba stundām, taisnīgāku uzdevumu sadali un drošību, ka neviens nestrādā pārāk daudz. Īsumā – tas faktiski var būt par labu gan uzņēmumam, gan darbiniekiem.
Zemāk mēs izskatām piecus konkrētus soļus, kas palīdzēs jums ātri un vienkārši sākt ar darba laika uzskaiti praksē.
Pirmais solis ir izprast, ko tieši prasa jaunais likums. Īsumā likums nozīmē, ka visu darbinieku ikdienas darba laiks ir jāreģistrē uzticamā un pieejamā veidā. Katru dienu ir jāreģistrē, cik stundas (un minūtes) katrs darbinieks ir strādājis. Jums nav jāreģistrē, kad dienā darbs tika veikts, tikai kopējais ikdienas darba laiks. Šī ir svarīga informācija, jo tā padara uzdevumu pārskatāmāku – ja darbinieks, piemēram, ir strādājis savas parastās 7,5 stundas, tad tieši tas ir jāatzīmē.
Pārliecinieties, ka esat informēts par likuma prasību detaļām: Kas jūsu uzņēmumā ir iekļauts (parasti visi darbinieki, izņemot, piemēram, augstāko vadību un pašnodarbinātos īpašniekus), un vai jūsu nozarē ir īpaši noteikumi, kas jāņem vērā. Jums nav jākļūst par juridisko ekspertu, bet iegūstiet vispārēju pārskatu. Mūsu ievada raksts aptver likuma galvenos punktus vienkāršā valodā, ja vēlaties pilnu ainu. Ar šīm zināšanām jūs esat gatavs nākamajam solim.
Tagad, kad zināt prasības, jums jāizvēlas, kā reģistrēsiet darba laiku. Likums neizvirza specifiskas prasības sistēmai – tā var būt viss, sākot no vienkāršas Excel tabulas vai piezīmju grāmatiņas līdz digitālai darba laika reģistrācijas sistēmai. Mazākam uzņēmumam tomēr ir izdevīgi izvēlēties vienkāršu, digitālu risinājumu. Digitāls rīks (piemēram, lietotne vai tiešsaistes sistēma) padara darba laika reģistrāciju ikdienā ļoti vieglu un samazina kļūdu un aizmirstu reģistrāciju risku.
Apsvēriet, kas jums vislabāk der: Vai tam jābūt pilnīgi vienkāršam, vai vēlaties papildu funkcijas, piemēram, atskaites vai automātiskos atgādinājumus? Vissvarīgākais ir, lai sistēma būtu lietotājam draudzīga jums un jūsu darbiniekiem. Praksē tas nozīmē, ka visiem jāspēj viegli reģistrēt savas stundas – vēlams ar dažiem klikšķiem. Specializēta darba laika reģistrācijas lietotne, piemēram, EasyHours, ir izstrādāta īpaši, lai padarītu darba laika reģistrāciju vieglu un izpildītu likuma prasības bez grūtībām. Neatkarīgi no tā, ko izvēlaties, domājiet ilgtermiņā: izvēlieties sistēmu, ko varēsiet izmantot arī pēc dažiem gadiem, lai nebūtu jāmaina atkal. Atcerieties arī pārliecināties, ka sistēma droši uzglabā datus (likuma prasība nosaka, ka reģistrācijas jāsaglabā vairākus gadus) un ka katrs darbinieks var piekļūt savām reģistrācijām. Visu to lielākā daļa mūsdienu darba laika reģistrācijas sistēmu veic automātiski.
Kad esat izvēlējušies savu darba laika uzskaites risinājumu, nākamais solis ir izveidot iekšējās vadlīnijas par to, kā jūs to izmantosiet. Tas var šķist formāli, bet to var saglabāt ļoti vienkārši. Ideja ir tikai nodrošināt, ka visi zina, kā un kad reģistrēt savu darba laiku, un kas notiek, ja kāds to aizmirst.
Sāciet ar to, kā jūs reģistrējat: vai darbiniekiem jāreģistrē precīzi katru dienu, vai jūs apkopojat nedēļas beigās? (Ieteicams to darīt vismaz nedēļas laikā, lai nevienam nebūtu jāmēģina atcerēties vesela mēneša stundas no atmiņas). Ja jums ir darbinieki ar fiksētu darba laiku katru dienu, varat apsvērt iespēju ļaut viņiem reģistrēt tikai novirzes – tas nozīmē, ka parastai darba dienai nav nepieciešama aktīva reģistrācija, bet ja viņi, piemēram, aiziet agrāk vai strādā virsstundas, tad viņi reģistrē šīs izmaiņas. Tas padara to īpaši ērti visām pusēm, jo nav jāreģistrē "tas pats laiks kā vienmēr" katru dienu.
Atzīmējiet arī, kam ir atbildība par ko: vai katram darbiniekam pašam jāziņo savas stundas (parasti jā), un vai ir persona – piemēram, administrators vai vadītājs – kas regulāri pārbauda, vai reģistrācijas ir kārtībā? Apsvēriet, kā jūs rīkosieties, ja kāds aizmirst reģistrēt: varbūt draudzīgs atgādinājums sākumā, nevis stingras sekas. Mērķis nav sodīt, bet ievest visus labā rutīnā. Pārliecinieties, ka uzrakstāt šīs vadlīnijas un dalāties ar tām komandā (tas var būt īss dokuments vai e-pasts). Tad visi būs vienā pusē, un jums vienlaikus būs dokumentācija par to, ka esat īstenojuši nepieciešamos pasākumus (kas arī ir daļa no likuma prasībām).
Tagad, kad sistēma un iekšējās vadlīnijas ir izveidotas, ir jāiesaista darbinieki. Ir ļoti svarīgi iegūt viņu atbalstu no paša sākuma, jo darba laika uzskaite praksē ir kaut kas, kas viņiem pašiem jādara ikdienā. Plānojiet īsu iepazīšanos: pastāstiet, kāpēc jūs ieviešat darba laika uzskaiti (piemēram, "Tas tagad ir likuma prasība, un tam ir jānodrošina laba darba vide un precīzu stundu uzskaiti – nevis tāpēc, ka mēs gribam jūs uzraudzīt"). Ir svarīgi paziņot, ka mērķis ir pozitīvs un nav neuzticības izpausme. Kad darbinieki saprot, ka darba laika uzskaite ir viņiem pašiem par labu (piemēram, nodrošina pareizu algu par virsstundām un atpūtas laika noteikumu ievērošanu), viņi būs motivētāki.
Sniedziet praktisko demonstrāciju par izvēlēto sistēmu: Parādiet, kā reģistrēt savu darba laiku soli pa solim. To var darīt kopējā sanāksmē vai ar nelielu rokasgrāmatu. Pārliecinieties, ka visiem ir iespēja izmēģināt sistēmu – varbūt izveidojiet vingrinājumu, kur visi kopā reģistrē "šodienu", lai būtu pārliecināti, ka tas darbojas visu tālruņos vai datoros. Esiet arī gatavi palīdzēt tiem, kas varbūt nav tik tehniski prasmīgi; par laimi, lielākā daļa laika uzskaites rīku ir diezgan intuitīvi.
Vienojieties arī, ka sākumā jūs bieži sekosiet līdzi – piemēram, pēc pirmās nedēļas jūs varat īsi pārrunāt, vai visi ir reģistrējuši savu laiku un vai ir jautājumi vai problēmas. Sākotnējā apmācība un dialogs rada drošību. Kad darbinieki piedzīvo, cik viegli ir reģistrēt darba laiku (īpaši ar labu sistēmu), tas ātri kļūs par dabisku darba dienas daļu.
Tagad esat gatavi sākt īstenot plānu. Noteiciet sākuma datumu, kad stāsies spēkā pastāvīgā darba laika reģistrācija – piemēram, no nākamās pirmdienas vai nākamā mēneša 1. datuma. Skaidri paziņojiet, ka no šīs dienas visiem attiecīgajiem darbiniekiem jāsāk reģistrēt savu darba laiku saskaņā ar jūsu jauno praksi. Var būt laba ideja sākt nedaudz pirms tas kļūst juridiski obligāts, lai jums būtu pielāgošanās periods. Šādā veidā varēsiet atklāt un atrisināt iespējamās mazās problēmas, pirms tas kļūst patiesi svarīgi.
Pirmajās nedēļās pēc uzsākšanas jums regulāri jāseko līdzi. Pārbaudiet, vai visi reģistrē, kā nepieciešams. Var gadīties, ka kāds sākumā aizmirst – nosūtiet laipnu atgādinājumu vai īsi parunājiet ar darbinieku, ja viņš ir aizmirsis reģistrēt vairākas dienas. Bieži var palīdzēt arī automātiskie atgādinājumi sistēmā (ja jūsu risinājumam ir šāda funkcija). Izmantojiet uzraudzības periodu, lai pielāgotu savus procesus: ja atklājat, ka kaut kas vadlīnijās ir neskaidrs vai nepraktisks, tad to pielāgojiet. Varbūt izrādīsies, ka jums labāk der nedēļas reģistrācija nekā ikdienas – vai otrādi, ka ir vieglāk to darīt katru dienu pēc darba beigām. Nebaidieties pielāgoties, kamēr vien turat ietvaros likuma prasības (atcerieties, minimālā prasība ir, ka katras dienas darba laiks tiek reģistrēts tā vai citādi).
Ar laiku darba laika reģistrācija kļūs par rutīnu visiem. Parūpējieties to atzīt – piemēram, uzslavējiet komandu par jauna procesa ieviešanu. Tagad varat justies droši, ka ievērojat likumīgās prasības un vienlaikus esat radījuši caurskatāmību attiecībā uz darba laiku. Ja iestādes vai citi kādreiz jautās par jūsu laika reģistrāciju, varat droši parādīt, ka jums viss ir kārtībā.
Darba laika reģistrācijas ieviešana nemaz nav tik sarežģīta, kā tas varētu šķist pirmajā acu uzmetienā. Sekojot šiem pieciem soļiem – izprotiet prasības, izvēlieties vienkāršu risinājumu, izveidojiet skaidras vadlīnijas, iesaistiet darbiniekus un sāciet pareizi – pat mazs uzņēmums var ātri sakārtot likumā noteikto darba laika reģistrāciju. Atslēga ir rīkoties soli pa solim un izvēlēties risinājumu, kas to padara vieglu visiem.
Gatavi vienkāršam risinājumam? EasyHours.lv ir izstrādāts tieši tāpēc, lai palīdzētu maziem un vidējiem uzņēmumiem sākt darba laika reģistrāciju dažu minūšu laikā. Ar EasyHours jūs saņemat lietotājam draudzīgu sistēmu laika reģistrācijai, kas atbilst visām likuma prasībām – bez nevajadzīgām problēmām. Izmēģiniet EasyHours bez maksas 30 dienas un piedzīvojiet, cik viegli var būt padarīt darba laika reģistrāciju par jūsu ikdienas neatņemamu daļu. Tad jūs būsiet drošās rokās un varēsiet koncentrēties uz to, kas jums ir svarīgs, zinot, ka laika reģistrācija darbojas efektīvi un pareizi fonā. Sāciet jau šodien – un sakārtojiet darba laiku ar smaidu!